タグでフォルダをまたいで探す

こぴぺったりのタグの付け方・外し方、タグを選んでフォルダをまたいで表示する方法、検索欄との使い分け、タグ名をそろえるコツをまとめます。

フォルダは「どこにしまうか」を1つだけ決めるものですが、タグは定型文に何個でも付けられる印です。たとえば「社外メール」と「社内メール」を別のフォルダに分けていても、両方の「お礼」の文面に お礼 タグを付けておけば、タグ1つでまとめて表示できます。

こんなときに使います

定型文の登録画面（「追加する」、または行の ⋮ →「更新」）のタグ欄に言葉を入力し、Enter か 半角カンマ（,） を押すと、タグが1つ確定します。続けて入力すれば、いくつでも付けられます。

外すときは、タグの横の × を押します。入力欄が空のときに Backspace キーを押すと、最後のタグが外れます。最後に「追加」または「更新」を押すと保存されます。

ドロワー（左上のフォルダアイコンで開く一覧）の 「タグ」 タブを開くと、使われているタグが件数つきで並びます。件数の多い順です。

タグを1つ押すと、フォルダをまたいで、そのタグが付いた定型文だけが「すべて」の一覧に表示されます。各行にはどのフォルダに入っているかも表示されます。同じタグをもう一度押すか、一覧の上に出ているタグの × を押すと、絞り込みが解除されます。

タグで絞り込んだ状態で検索欄に言葉を入れると、さらに絞り込めます。たとえば お礼 タグを選んでから「打ち合わせ」と入れると、打ち合わせのお礼の文面だけが残ります。

検索欄は、タイトル・本文・タグのどれかに入力した言葉を含むものを表示します。タグを付けていない定型文も探せるので、「タグを付けるほどでもない」ものは検索で十分です。

タグの絞り込みで同時に選べるのは1つだけです。別のタグを押すと、そのタグに切り替わります。2つの条件で絞りたいときは、タグを1つ選んでから、もう1つの言葉を検索欄に入れてください。

タグの確定は Enter か半角カンマです。全角の「，」や読点「、」を打つと、タグ名の一部として入力されます。

お礼 と 御礼、至急 と 急ぎ のように表記が分かれると、片方でしか見つからない定型文が出てきます。タグの名前を一括で変える機能はないので、表記はあらかじめそろえておくのがおすすめです。直すときは、該当する定型文を1件ずつ「更新」で付け直してください。

「タグ」タブの件数には、アーカイブした定型文も含まれます。タグを選んでも件数より少なく表示されるときは、「アーカイブも表示」を押すと全件が出ます。