謝罪メールの例文10選 ― 遅延・誤送信・対応漏れにそのまま使えるテンプレ
ビジネスで使える謝罪メールのテンプレを10パターン収録。納期遅延・誤送信・対応漏れ・クレーム対応など、用途別に固有名詞を差し替えるだけで送信できます。
「◯◯のメール、まだですか?」と上司に詰められた瞬間、画面に向かって30分固まったことがあります(- -;
謝罪メールってヘタにいじると逆に火に油を注ぐので、シーンに合った型をそのまま使うのが一番安全だったりするんですよね。
以下のテンプレは固有名詞を差し替えるだけで、そのまま送信できる形に整えてあります。
深刻度の高い案件は 電話の一次連絡を先に、メールはあくまでフォローとして送るのが原則です!
それでは、シーン別に見ていきましょう。
1. 納期遅延のお詫び
用途: 製品・成果物の納品が予定より遅れる場合
件名: 【お詫び】◯◯の納品遅延について
△△株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。
□□株式会社の××でございます。
この度は、◯月◯日にお約束しておりました「◯◯」の納品が、
弊社内の作業遅延により遅れますこと、誠に申し訳ございません。
現在の進捗状況といたしまして、◯月◯日には納品可能な見込みです。
改めて確定スケジュールをお送りいたしますので、
今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
──────────────
□□株式会社 ××
TEL: 00-0000-0000
MAIL: [email protected]
遅延の原因と新しい納期は必ずセットで書きましょう。
原因が自社にある場合、外部要因を持ち出すと「言い訳がましい」印象になるので、素直に詫びる方が結局信頼を保ちやすいです(^^;
2. 誤送信のお詫び
用途: メールを誤った相手に送ってしまった場合
件名: 【お詫び】先ほどのメール誤送信について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。
□□株式会社の××です。
先ほど◯時◯分頃にお送りいたしましたメール「◯◯◯◯」につきまして、
宛先を誤ってお送りしてしまいました。誠に申し訳ございません。
お手数ではございますが、当該メールにつきましては
開封せずに削除いただきますようお願い申し上げます。
今後はこのようなことがないよう、宛先確認を徹底してまいります。
ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
よろしくお願いいたします。
誤送信した内容が機密性の高いものなら、電話で先方に直接連絡してから本メールを送る方が安全です。
自分も一度やらかしたことがあるんですが、メールだけだと相手が見るのが翌朝になっちゃうこともあって、結局早めの一報が一番効きます。
3. 返信遅れのお詫び
用途: いただいたメールへの返信が大幅に遅れてしまった場合
件名: ご連絡が遅くなり申し訳ございません ― ◯◯の件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日にいただきましたメール「◯◯◯◯」につきまして、
お返事が大変遅くなり、誠に申し訳ございません。
ご質問いただいておりました件について、以下の通り回答申し上げます。
───
(回答内容をここに記載)
───
ご確認のうえ、ご不明な点がございましたら
お気軽にお知らせください。
ご連絡が遅くなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
「忙しくて」など自分都合の言い訳は基本NG。
本題の回答を冒頭近くに置くのがコツで、これだけで「謝るだけのメール」から「ちゃんと進めるメール」に印象が変わります(^^b
4. 請求金額の誤りに対するお詫び
用途: 請求書の金額を誤って発行してしまった場合
件名: 【重要・お詫び】請求書記載金額の誤りについて
△△株式会社
経理ご担当 ◯◯様
お世話になっております。
□□株式会社 経理担当の××でございます。
◯月◯日付でお送りいたしました請求書(請求番号: INV-0000)におきまして、
請求金額に誤りがございました。
心よりお詫び申し上げます。
・誤: ◯◯◯,◯◯◯円(税込)
・正: ◯◯◯,◯◯◯円(税込)
訂正後の請求書を本メールに添付しております。
お手数ですが、誤った請求書は破棄いただきますようお願い申し上げます。
今後はチェック体制を強化し、再発防止に努めてまいります。
この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
金額の 「誤」「正」を明確に並記 して、訂正版を添付するのが基本フォーマットです。
経理周りはミスると後々まで響くので、訂正手順をテンプレ化しておくと安心です。
5. 不良品・商品トラブルのお詫び
用途: 納品物に不具合があったとお客様から指摘された場合
件名: 【お詫び】◯◯不具合の件について
△△様
この度は弊社「◯◯」の不具合により、
ご不便とご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
お申し付けの内容を確認いたしましたところ、
◯◯(原因)が原因であると判明いたしました。
つきましては、以下の対応をご提案させていただきます。
1. 不具合品の回収(送料弊社負担)
2. 代替品の発送(◯月◯日着予定)
3. ご希望の場合は全額返金にて対応
ご希望の対応をお知らせいただけますと幸いです。
重ねてお詫び申し上げます。
解決策を複数提示して、お客様に選んでもらう形にすると誠意が伝わりやすいです。
「ただ謝る」より「具体的に動く」方が、トラブル後の関係修復は明らかに早いんですよね(^^;
6. 急な打ち合わせキャンセルのお詫び
用途: 自社都合で予定していた会議を直前にキャンセルする場合
件名: 【お詫び】◯月◯日 お打ち合わせの件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日◯時より予定しておりました打ち合わせにつきまして、
弊社都合により急遽中止させていただきたく、ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
恐れ入りますが、改めて以下の候補から
日程をご調整いただけますと幸いです。
・◯月◯日(◯)◯時〜
・◯月◯日(◯)◯時〜
・◯月◯日(◯)◯時〜
ご都合の悪い場合は別途候補をいただければ調整いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
キャンセルと同時に代替候補を3つ程度出すのがコツ。
日程調整のキャッチボール回数が減るので、相手の手間もこっちの手間もまるっと省けます(^^b
7. 情報漏えい・誤公開のお詫び
用途: ファイル公開設定やメール送信ミスで情報が外部に出た場合
件名: 【重要・お詫び】◯◯における情報の取り扱いについて
お客様各位
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
□□株式会社でございます。
◯月◯日に弊社が運営する◯◯において、
設定不備により一部の情報が外部から閲覧可能な状態となっておりました。
ご迷惑とご心配をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。
・発生期間: ◯月◯日◯時◯分 〜 ◯月◯日◯時◯分
・対象範囲: ◯◯件
・含まれていた情報: ◯◯◯◯
現時点で二次被害は確認しておりませんが、状況の把握次第、
改めてご報告いたします。
再発防止のため、◯◯(具体策)を実施してまいります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
対外文面で最低限おさえたいのは下記3点です。
- 発生期間
- 影響範囲
- 再発防止策
この3つが揃ってないと、後から追加で説明することになって余計に長引きます…(- -;
8. 資料・契約書の誤記訂正のお詫び
用途: 共有済みの資料に誤った数値や記載があった場合
件名: 【訂正】◯月◯日お送りした資料について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××でございます。
◯月◯日にお送りしました「◯◯資料」の◯ページに
記載誤りがございました。心よりお詫び申し上げます。
・誤: ◯◯◯
・正: ◯◯◯
訂正版を本メールに添付しております。
お手数をおかけしますが、お手元の資料の差し替えをお願いいたします。
今後はこのようなことがないよう、確認を徹底してまいります。
重ねてお詫び申し上げます。
請求書の誤りと同じく、「誤」「正」併記+訂正版添付が基本パターンです。
数値ミスは無言で差し替えると後でバレるとさらに気まずいので、サクッと自分から訂正連絡を入れちゃう方が早いです!
9. お待たせした件へのお詫び
用途: 回答や見積もりに時間がかかってしまった場合
件名: お待たせいたしました ― ◯◯の件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
お問い合わせいただいておりました◯◯の件、
お返事までにお時間を頂戴し、誠に申し訳ございませんでした。
検討の結果、以下の通りご提案させていただきます。
───
(提案内容)
───
ご不明な点や追加でご要望があれば、
お気軽にお知らせください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
冒頭で「お待たせした」ことに触れたら、本題は素早くに。
謝罪を引っ張ると逆に「もっと待たされたみたい」になるので、サッと提案に入る方が読みやすいです(^^b
10. クレームへの一次返信
用途: お客様からの強いクレームに対し、まずは受領を伝えたい場合
件名: ◯◯に関するご指摘につきまして
△△様
この度は弊社の対応により、ご不快な思いをおかけしておりますこと、
心よりお詫び申し上げます。
お申し付けの内容、しかと拝受いたしました。
ご指摘いただいた件につきましては、社内にて事実関係を確認のうえ、
◯月◯日までに改めてご回答申し上げます。
お手数をおかけし大変恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
重ねて、ご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。
クレーム対応で必ず入れたいのは下記3点です。
- 受領したことを伝える
- 事実確認すると約束する
- 回答期限を明示する
憶測での回答はトラブルを長引かせる元凶なので、まずは時間を稼ぐ感じで一次返信を返すのが安全策です(- -;