断りメールの例文10選 ― 取引先・上司への角を立てない断り方テンプレ
ビジネスシーンで使える断りメールのテンプレを10パターン収録。見積もり辞退・取引お断り・誘い辞退など、固有名詞を差し替えてそのまま送れます。
個人的に **ビジネスメールで一番神経を使うのが「断り」**だと思ってます。
書き出しから着地までずっと気を使うのでけっこう疲れるし、ちょっと言葉を間違えると相手の機嫌を損ねるリスクもある（- -;
ただ、構造はシンプルで下記3点を押さえれば失敗しにくいです。
- お礼や謝意で受ける（提案・お声がけ自体に感謝）
- 理由は簡潔に（深追いしない・嘘はつかない）
- 今後の余地を残すか、はっきり閉じるかを明確に
「今回は」で結ぶと次の機会につながりやすい。逆に**今後もNGなら「今後も難しい」**とちゃんと書く。
この匙加減ひとつで関係性が決まるので、シーンに合わせて選んでいきましょう！
1. お見積もり辞退
用途: 複数社から見積もりを取り、特定の1社を選ばなかったとき
件名: お見積もりのご検討結果について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□株式会社の××でございます。
この度は◯◯のお見積もりをご提示いただき、
誠にありがとうございました。
社内にて慎重に検討させていただきました結果、
誠に恐縮ですが、今回は他社様とお進めさせていただくこととなりました。
お忙しい中ご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
また機会がございましたら、ぜひお声がけさせていただきたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
「他社の方が安かった」など踏み込んだ理由は書かないのが基本。
相手も「うちのどこが弱かった？」とは聞きにくいので、ぼかしておく方がお互い気まずくならないです（^^;
2. 業務提携・取引のお断り
用途: 新規取引や業務提携の提案を断るとき
件名: ご提案いただいた件について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□株式会社の××です。
先日はご提案資料を頂戴し、誠にありがとうございました。
社内にて慎重に検討いたしましたが、
現状の弊社リソース状況と方針を鑑み、
今回はお見送りさせていただきたく、ご連絡いたしました。
せっかくのお声がけにお応えできず、誠に恐縮です。
状況が変わりましたら、改めてご相談させていただければ幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
「リソース状況」「方針」あたりがぼかしワードとして万能です。
具体的に書くと相手も反論しやすくなるので、抽象度の高い理由で済ませるのが大人の対応かなと（^^b
3. 注文・依頼のお断り
用途: 受注しきれない案件や対応範囲外の依頼を断るとき
件名: ご依頼の件につきまして
△△様
お世話になっております。□□株式会社の××です。
この度はご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
恐縮ながら、現在弊社の稼働状況がひっ迫しており、
ご希望の納期に間に合わせることが難しい見込みです。
つきましては、今回はお受けすることが叶わない状況です。
せっかくお声がけいただいたところ、
ご期待に添えず申し訳ございません。
納期に余裕のある別案件などございましたら、
改めてご相談いただけますと幸いです。
**「受けられない理由」＋「次の機会の余地」**を一緒に出すと、関係を切らずに済みます。
「今回は無理だけど次は可能性ある」と思ってもらえる文面にしておくのが理想ですね！
4. イベント・式典への参加辞退
用途: 取引先や業界イベントへの招待を辞退するとき
件名: ◯月◯日 ご招待の件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××でございます。
この度は◯月◯日の◯◯式典にご招待いただき、
誠にありがとうございます。
大変光栄なお誘いではございますが、
あいにく当日は別件の予定が入っており、
参加が叶わない状況でございます。
せっかくのお声がけにお応えできず、申し訳ございません。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
**「光栄なお誘いだが」**というクッションを一言入れるだけで、印象が一段やわらかくなります。
取引関係のあるイベント招待は、断り方ひとつで角が立ちます。テンプレを持っておくと、当日メールで迷う時間が減るので安心です。
5. 値引き要請のお断り
用途: 価格交渉に対して値引きできない旨を伝えるとき
件名: ◯◯のお見積もりにつきまして
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
お見積もりにつきまして、価格についてのご相談を頂戴し
ありがとうございました。
恐縮ながら、ご提示しております金額は
弊社にて最大限ご検討した結果のものでして、
これ以上の値引きが難しい状況でございます。
仕様の一部見直しによる金額調整は可能ですので、
ご希望がございましたら別途ご相談いただけますと幸いです。
何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
ただ断るのではなく、「仕様調整でなら金額交渉できる」など代替案を出すと話が前進します。
ここで完全に閉じちゃうと商談自体が消えるので、最後の踏ん張りどころですね（^^;
6. 訪問・来社のお断り
用途: 営業訪問やアポイント希望を断るとき
件名: 訪問のご相談について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××でございます。
ご訪問のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、現状の業務状況から、
お時間を頂戴することが難しい状況でございます。
お送りいただいた資料はしっかり拝見いたしますので、
ご質問等あれば改めてメールにてご連絡させていただきます。
何卒ご了承のほど、よろしくお願いいたします。
「資料は見るのでメールで」と提案するのが角の立たない断り方です。
営業さん側もメールベースで継続できるので、お互いラクになります（^^b
7. キャンペーン・特典案内のお断り
用途: 取引先からの販促キャンペーン参加依頼を断るとき
件名: ◯◯キャンペーンのご案内について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯◯キャンペーンのご案内をいただき、
ありがとうございました。
内容を確認いたしましたところ、
現状の弊社の運営方針と合致しない部分があり、
今回は見送らせていただきます。
ご案内に対してご期待に添えず、申し訳ございません。
また別の機会にご相談させていただければと存じます。
**「方針と合致しない」**は具体性ゼロでも納得感のある便利フレーズです。
キャンペーン系は次回もあるので、関係はキープしておく方が無難ですね！
8. 採用候補者へのお見送り通知
用途: 採用選考の不採用通知を送るとき
件名: 選考結果のご連絡 ― ◯◯（応募者氏名）様
◯◯（応募者氏名）様
この度は弊社の選考にご応募いただき、
誠にありがとうございました。
慎重に選考させていただきました結果、
誠に残念ながら、今回はご縁がなかったという結論に
至りましたことをご連絡申し上げます。
◯◯様のこれまでのご経験を拝見し、
検討にお時間を要しましたこと、ご了承ください。
末筆ながら、◯◯様の今後益々のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
不採用通知では **「ご縁がなかった」「お祈り申し上げます」**が伝統的によく使われる言い回しです。
理由の開示範囲や定型文の流用可否は、募集要項や自社の採用方針との整合で判断するのが無難です。機械的にコピペするより、内容を自社ルールに合わせて少し調整するくらいが扱いやすいです。
9. 日程変更のお断り
用途: 取引先から打ち合わせの日程変更を求められたが応じられないとき
件名: お打ち合わせ日程の件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××でございます。
日程変更のご相談をいただき、ありがとうございました。
恐縮ながら、当日は弊社側で他の業務との調整が難しい状況のため、
当初のご予定通り◯月◯日◯時〜にて開催させていただけますと幸いです。
もし当日のご参加が難しい場合は、
別途リスケジュールいただける日程をいくつかお知らせいただければ
調整させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
日程変更を断るときは、「予定通り or 再リスケ」の2択を提示するとスムーズです。
相手も「ダメなら次の手」が見えてるので、ストレスが減るんですよね（^^b
10. 今後の取引もお断りする場合
用途: 今後継続的に断りたい相手に、はっきり閉じる文面を送るとき
件名: ご提案の件につきまして
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××でございます。
ご提案いただいた件につきまして、
社内で慎重に検討させていただきましたが、
今後も弊社の事業方針と合致する見込みが立ちにくく、
お取引は控えさせていただきたく存じます。
重ねてのご案内につきましても、
お控えいただけますと幸いです。
ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
ここまではっきり書く場面は少ないですが、**「重ねてのご案内もお控えください」**と一文加えると、再アプローチを止めやすくなります。
しつこい営業を物理的に止めたいときの最終形といったところ。