フォローアップメールの例文10選 ― 商談後・返信催促・進捗共有テンプレ
商談後のフォローアップ・返信催促・進捗報告など、関係を進めるためのフォローアップメールテンプレを10パターン収録。コピペで使えます。
「あの商談、その後どうなったっけ…」と忘れた頃に発掘される案件、ありませんか?
地味だけどフォローアップって成果の差が一番出る場面なんですよね。
何もしないと音沙汰なしで終わる商談が、一通フォロー入れるだけで進む案件って本当に多いです(^^!
自分が大事にしてるのは下記の3つ。
- 次の一歩を提示する(資料送付・打ち合わせ・サンプル等)
- 期限を区切る(「◯月◯日までに」と書くだけで反応率UP)
- しつこくない頻度で送る(最低1週間は間隔をあける)
催促系も同じ構造でいけます。
下記テンプレで、状況にあわせて使い分けてみてください!
1. 商談後のフォローアップ
用途: 商談・打ち合わせの翌日〜数日後にフォローを入れるとき
件名: ◯月◯日のお打ち合わせの件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□株式会社の××です。
先日はお時間をいただきありがとうございました。
◯◯についてのご説明、改めて整理しご共有いたします。
・お話しした概要: ◯◯◯◯
・次のステップ: ◯月◯日までに、お見積もりをお送りします
・ご検討事項: △△
ご不明点や追加でご要望があれば、
お気軽にご返信ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
フォローアップは **「振り返り+次のステップ」**の2点セットが基本。
これがあるだけで、商談が「終わったけど何もない」状態から「進行中」に変わるんですよね(^^b
2. 返信の催促(柔らかめ)
用途: 数日返信がない相手に、柔らかく確認するとき
件名: 【ご確認】◯月◯日にお送りした件について
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日にお送りしましたメール「◯◯」につきまして、
ご確認の状況いかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、もし内容についてご不明点があれば、
お気軽にお知らせください。
重ねてのご連絡となり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
催促は **「確認」「いかがでしょうか」**のソフト言葉で包むのが基本です。
「まだですか?」と書くと圧が強いので、相手も返信しにくくなって逆効果になりがち(- -;
3. 見積もり後のフォロー
用途: 見積もりを送ったが返事がないとき
件名: ◯月◯日お送りしたお見積もりについて
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日にお送りいたしましたお見積もりについて、
ご検討状況はいかがでしょうか。
もしご不明な点や、内容調整のご希望がございましたら、
お気軽にご相談いただけますと幸いです。
お見積もりの有効期限は◯月◯日までとなっておりますので、
お早めにご検討いただけますと幸いです。
「有効期限」を一文添えると、相手が動くきっかけになります。
期限プレッシャーは適度に効くんですが、強すぎると逆効果なのでサラッと触れる程度がベスト(^^!
4. 進捗報告
用途: 進行中案件の状況を定期報告するとき
件名: ◯◯プロジェクト進捗のご報告
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯◯プロジェクトの進捗状況を下記の通りご報告いたします。
・完了したタスク: ◯◯◯◯
・現在進行中: △△△△
・次の予定: ◇◇◇◇(◯月◯日まで)
・課題: 特になし/◯◯について要相談
ご質問やご要望があれば、お知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
進捗報告は **「完了/進行中/予定/課題」**の4分割で整理すると見やすいです。
「課題なし」も明示する方が安心感が出るんですよね(^^b
5. サンプル送付後のフォロー
用途: サンプルや試作品を送付した後の感想伺い
件名: 先日お送りしたサンプルの件
△△様
お世話になっております。□□の××です。
先日お送りいたしましたサンプル「◯◯」につきまして、
お試しいただけましたでしょうか。
もしお時間がありましたら、ご感想やお気づきの点を
お聞かせいただけますと、今後の参考とさせていただきます。
改善案や追加サンプルのご要望にも対応いたしますので、
お気軽にお知らせください。
**「感想を聞く」と「次の提案」**をセットで書くのがコツ。
ただ感想を聞くだけだと、相手も「特に…」で終わってしまうので、次の一歩を見せておくのが正解です(^^!
6. 決定確認のフォロー
用途: 提案や見積もりの採否について確認したいとき
件名: ◯◯のご検討状況について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日にご提案いたしました「◯◯」につきまして、
その後のご検討状況いかがでしょうか。
ご採用が難しい場合は、その旨だけでもお知らせいただけますと、
弊社の計画調整がスムーズに進みます。
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
**「ダメならダメで連絡くれるとうれしい」**のニュアンスを出すのが地味に大事。
宙ぶらりんで放置されると、リソース計画も立てづらいので…はっきりさせる方がお互いラクです(- -;
7. 久しぶりの連絡
用途: しばらく連絡が途絶えていた相手に久々に連絡するとき
件名: ご無沙汰しております
△△株式会社
◯◯様
ご無沙汰しております。□□の××でございます。
その後いかがお過ごしでしょうか。
実は最近、弊社にて◯◯(新しいサービス/案件)を始めまして、
◯◯様にも一度ご案内できればと思い、ご連絡いたしました。
もしご興味があれば、簡単に概要をお送りいたしますので、
お気軽にお知らせください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
久しぶり連絡は **「ご無沙汰しております」+「最近のトピック」**で自然に再接続できます。
いきなり営業要素を出すと警戒されるので、軽く再挨拶する感じが上品です(^^b
8. 会議議事録の共有
用途: 打ち合わせ直後に決定事項をまとめて送るとき
件名: 本日のお打ち合わせ議事録
△△様
お世話になっております。□□の××です。
本日のお打ち合わせ議事録を下記の通り共有いたします。
■決定事項
・◯◯について: ◯◯と決定
・△△について: △△と決定
■アクションアイテム
・××(弊社): ◯月◯日までに◯◯を実施
・◯◯様: ◯月◯日までに◯◯を確認
■次回ミーティング
◯月◯日(◯)◯時〜
認識相違や追記事項があれば、お知らせください。
議事録は **「決定事項」「アクションアイテム」「次回」**の3ブロックで整えるとめちゃくちゃ読みやすくなります。
これだけで「あの会議で何決めたっけ?」が無くなるので、後日チェックがラクです(^^b
9. 期限リマインド
用途: 相手側のタスク期限が近づいてきたとき
件名: 【リマインド】◯月◯日提出 ◯◯について
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日(◯)が提出期限となっております「◯◯」につきまして、
念のためリマインドさせていただきます。
ご対応にあたり不明点等ございましたら、
お気軽にお声がけください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
リマインドは **「念のため」**を一言入れると角が立ちにくいです。
件名に「【リマインド】」を入れておくと、相手の受信箱でも目立って気付いてもらいやすいです(^^!
10. フィードバック後のフォロー
用途: 相手からのフィードバックを受けて、反映や対応を伝えるとき
件名: ◯月◯日いただいたご意見への対応について
△△様
お世話になっております。□□の××です。
先日いただきました◯◯についてのご意見、
改めてありがとうございました。
下記の通り対応を進めましたので、ご報告いたします。
・◯◯のご指摘 → ◯月◯日までに◯◯を修正
・△△のご意見 → 検討中、追って状況をご共有
他にもお気づきの点がありましたら、
引き続きお知らせください。
フィードバックを受けたら **「反映した結果を返す」**のが信頼の基本です。
意見をもらいっぱなしだと「言うだけ無駄」と思われちゃうので、サクッとフォロー返しが大事ですね(^^b