自己紹介・初対面メールの例文12選 ― 新規取引・異動挨拶・転職挨拶テンプレ
新規取引先への初メール・社内異動の挨拶・転職後の挨拶・二者を引き合わせる紹介メールなど、初対面のビジネスメールで使えるテンプレを12パターン収録。
「初めまして」のメールほど、書く側と読む側で温度差が出るメールってないと思ってます。
書く本人は最初の印象を決める一通として力みがちなんですが、受け取る側は「あ、新しい人ね」とサラッと流すパターンが大半。
力を抜きつつ、ちゃんと印象に残る一文を仕込む――この匙加減が難しいんです。
下記の12パターンは、書く相手と場面でこう分かれます。
自分の状況に近いものから持っていってください!
- 社内の人に向けて: 異動・着任の挨拶(社内)、入社の挨拶(全社向け)
- 取引先・社外の人に初めて連絡する: 新規取引先への初メール、引き継ぎ先からの初メール、外注先・パートナーへの初メール、業界つながり・SNS経由の初メール、初回オンライン会議の事前ご挨拶
- 担当の変更や転職を知らせる: 異動・着任の挨拶(取引先向け)、転職のお知らせ
- 場をつくる・つなぐ: プロジェクト発足の挨拶、二者を引き合わせる紹介メール、講演・登壇依頼の受諾
1. 新規取引先への初メール
用途: 知人の紹介や問い合わせフォームをきっかけに、初めて連絡を取るとき
件名: 突然のご連絡失礼いたします(□□株式会社・××)
△△株式会社
◯◯様
突然のメール失礼いたします。
□□株式会社の××と申します。
この度は◯◯(紹介者名/問い合わせフォーム等)を通じて
ご連絡先を頂戴いたしました。
弊社は◯◯(事業内容)を提供しており、
貴社の◯◯(相手側の課題やビジネス)に
お役立ちできるのではないかとご連絡いたしました。
もしご興味があれば、簡単な資料をお送りいたします。
ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
初メールは、件名で自社名と名前を名乗るのがおすすめです。
「誰からのメールか」が件名で分からないと、開かれにくくなります。
最初から正直に名乗ってしまうほうが早いです。
2. 異動・着任の挨拶(社内)
用途: 部署異動や着任した際に、社内の関係者に挨拶するとき
件名: 着任のご挨拶 ― ◯◯部 ××
皆様
お疲れさまです。
この度◯月◯日付で◯◯部に着任いたしました××です。
これまでは△△部にて◇◇(前担当業務)を担当しておりました。
新天地でも、これまでの経験を活かしながら
皆様のお力になれるよう努めて参ります。
まだ業務に不慣れな点も多くございますが、
何かお気づきの点があればお気軽にお声がけください。
改めまして、どうぞよろしくお願いいたします。
社内の挨拶は、「前の担当」と「今の担当」を並べて書くと、相手が声をかけやすくなります。
「△△部にいた人ね」と思い出してもらえると、案件も振ってもらいやすくなるんです(^^!
3. 異動・着任の挨拶(取引先向け)
用途: 担当が変わったことを取引先に伝えるとき
件名: 担当変更のご連絡 ― □□株式会社 ××
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。
□□株式会社の××と申します。
この度◯月◯日付の組織変更に伴い、
これまで貴社を担当しておりました△△に代わり、
私××が新たに担当させていただくこととなりました。
着任早々で恐縮ですが、引き続き
これまでと変わらぬお引き立てを賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。
改めて、近日中にご挨拶のお時間を頂戴できればと存じます。
別途、候補日をご相談させていただきます。
取引先に担当変更を伝えるときは、**「前任者から引き継いだ」**ことが伝わる書き方が大切です。
「初めまして」だけだと相手は不安になるので、「引き続き」「変わらず」といった言葉を添えます。
4. 入社の挨拶(全社向け)
用途: 中途・新卒入社で社内全体に自己紹介するとき
件名: 入社のご挨拶 ― ◯◯部 ××
皆様
お疲れさまです。
◯月◯日付で◯◯部に入社いたしました××と申します。
前職では△△業界にて◇◇を担当しておりました。
これまでの経験を活かしながら、新天地でも
皆様のお力になれるよう精進してまいります。
慣れない部分でご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
何卒ご指導のほど、よろしくお願いいたします。
お気軽にお声がけいただけますと嬉しいです。
入社の挨拶は、前職、現職、これからの順に書くと、人物像が自然に伝わります。
最後に「お声がけください」を入れておくと、周りから話しかけてもらいやすくなります。
5. 転職のお知らせ(個人発信)
用途: 旧職場の関係者や取引先に転職を報告するとき
件名: 転職のご報告 ― ××
△△様
お世話になっております。
××でございます。
私事で大変恐縮ですが、◯月◯日付で
△△株式会社を退職し、◯月◯日より
□□株式会社にて新たな職務を始めることとなりました。
これまで温かいお力添えをいただき、本当にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。
新天地でも引き続き◯◯(業界・職種)に携わってまいりますので、
何かの折にはまたお声がけいただけますと幸いです。
下記、新しい連絡先となります。
・所属: □□株式会社 ◯◯部
・メール: xx@example.com
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
転職の連絡では、お世話になったお礼と、新しい連絡先をはっきり書くのがマナーです。
退職日と入社日の両方を書いておくと、相手がスケジュールをつかみやすくなります(^^b
6. プロジェクト発足の挨拶
用途: 新規プロジェクトの開始時に関係者へ挨拶するとき
件名: ◯◯プロジェクト開始のご連絡
関係者各位
お疲れさまです。
この度◯◯プロジェクトを開始することとなり、
推進担当の××よりご連絡いたします。
プロジェクトの概要は下記の通りです。
・目的: ◯◯
・期間: ◯月◯日〜◯月◯日
・主な関係者: ◯◯(弊社)、△△(パートナー)
今後、定期ミーティングや進捗報告を通じて
連携させていただきます。
ご質問・ご相談はいつでも私までご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
キックオフの挨拶には、目的、期間、関係者の3つを箇条書きで入れておきましょう。
これが抜けていると、受け取った側は「で、何が始まるの?」となってしまいます。
7. 引き継ぎ先からの初メール
用途: 前任者から引き継いだ業務で、相手に初めて連絡するとき
件名: 担当引き継ぎのご挨拶 ― □□株式会社 ××
△△様
お世話になっております。
□□株式会社の××と申します。
◯月◯日付で△△に代わり、貴社を担当させていただきます。
前任者の△△からは、これまでの経緯と
◯◯案件の進捗状況を引き継いでおります。
引き続き、不備のないよう対応してまいります。
不明点や追加でお伝えいただきたいことがあれば、
お気軽にお知らせください。
改めまして、よろしくお願いいたします。
引き継ぎ後の最初のメールでは、経緯と進捗をきちんと引き継いでいることを先に伝えます。
「引き継ぎ漏れがあったらどうしよう」と相手は不安になるので、安心できる材料を先に出しておくと好印象です(^^b
8. 外注先・パートナーへの初メール
用途: 業務委託やパートナーシップを始める相手に最初に送るメール
件名: ◯◯案件のお願い ― □□株式会社 ××
△△様
お世話になっております。
□□株式会社の××と申します。
この度◯◯案件にて貴社のお力をお借りしたく、
ご連絡いたしました。
案件の概要は下記の通りです。
・対象: ◯◯◯◯
・期間: ◯月◯日〜
・対応範囲: ◯◯◯◯
・予算感: ◯◯円程度
ご対応の可否を含めて、まずは概要レベルで
ご相談させていただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
外注先への最初のメールは、**「まずは概要レベルでご相談」**くらいの温度で書きます。
いきなり詳細を詰めようとすると相手が身構えてしまうので、可否の確認から始めるとスムーズです。
9. 講演・登壇依頼の受諾
用途: 講演・登壇の依頼を受けて、承諾の連絡をするとき
件名: ご依頼いただいた件、お受けいたします
△△様
お世話になっております。××でございます。
この度はご依頼いただき、誠にありがとうございました。
ぜひお受けさせていただきたく存じます。
下記の点について、改めてご相談させてください。
・日時: ◯月◯日(◯)◯時〜
・所要時間: ◯分
・テーマ: ◯◯
・聴講者層: ◯◯◯◯
上記を踏まえて、内容構成を準備いたします。
何かご要望や事前にお伝えいただきたいことがあれば、
お知らせください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
講演を受けるときは、条件をメールであらためて確認しておきます。
口頭で決まったことも、文字にして残しておけば、あとで「言った言わない」になるのを防げます。
10. 業界つながり・SNS経由の初メール
用途: LinkedInや業界イベントで知り合った相手にメールを送るとき
件名: 先日のご挨拶のお礼(◯◯セミナーにて)
△△様
お世話になっております。
□□株式会社の××と申します。
先日の◯◯セミナーにてご挨拶させていただき、
ありがとうございました。
その節にお話しいただいた◯◯について、
より詳しくお話を伺いたく、改めてご連絡いたしました。
お時間をいただけそうな際に、
30分ほどお話しさせていただけますと幸いです。
下記の候補日からご都合をお知らせいただければ調整いたします。
・◯月◯日(◯)◯時〜
・◯月◯日(◯)◯時〜
・◯月◯日(◯)◯時〜
よろしくお願いいたします。
SNSやイベントで知り合った相手には、「どこで会ったか」を冒頭に書くのが基本です。
「あれ、この人誰だっけ?」と思われると、返信してもらいにくくなります。
思い出してもらえる一文を、最初に置きましょう。
11. 二者を引き合わせる紹介メール
用途: 取引先同士や、知人と取引先をつなぐとき(紹介する側として双方に送る)
件名: 【ご紹介】△△株式会社 ◯◯様 × □□株式会社 ××様
△△株式会社 ◯◯様
□□株式会社 ××様
お世話になっております。◇◇株式会社の☆☆です。
◯◯様が検討されている◯◯の件で、
かねてお付き合いのある□□株式会社の××様を
ご紹介いたします。
◯◯様は、△△株式会社にて◯◯を担当されています。
××様は、□□株式会社にて◯◯を手がけておられます。
お二人の◯◯の分野が重なると考え、
ご紹介させていただきました。
以降は、お二人で直接ご連絡いただければと存じます。
私はこのメールをもって失礼いたしますが、
何かございましたらいつでもお知らせください。
このメールを送る前に、双方に「紹介してよいか」と「メールアドレスを相手に伝えてよいか」を確認しておくのが一般的です。
宛先に両方を入れると、お互いのアドレスが見えるためです。
了承なしに連絡先を伝えると、トラブルや信頼低下のもとになります。
それぞれの肩書きと、つなぐ理由を1行ずつ書いておくと、受け取った側が返信しやすくなります(^^b
12. 初回オンライン会議の事前ご挨拶
用途: 初めて会うオンライン会議の前日までに、当日の準備を伝えるとき
件名: 【明日◯時】◯◯のオンライン会議のご挨拶(□□株式会社・××)
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。
初めてご連絡いたします、□□株式会社の××と申します。
明日◯月◯日(◯)◯時より、
◯◯のオンライン会議をご一緒させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。
当日は下記のURLからご参加ください。
▼会議URL
https://◯◯◯◯◯◯
事前の資料は、◯◯を添付しております。
接続にお困りの際は、お手数ですが
◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯(携帯)までご連絡ください。
当日お目にかかれることを楽しみにしております。
会議のURLと、つながらないときの連絡先を本文に書いておくと、当日のやり取りが減ります。
個人の携帯番号を社外の人に伝えてよいかは、社内の決まりに従ってください。
初対面だと、会議が始まる前に一言交わすだけでも、最初の空気が和らぎます。