不在連絡・自動返信メールの例文10選 ― 休暇・出張・退職の不在通知テンプレ
夏季休暇・年末年始・出張・産休・退職時の自動返信メールテンプレを10パターン収録。コピペでGmail等にそのまま設定できます。
休暇前に自動返信を設定し忘れて、休み明けに「全然返事来なかったんですけど!」と怒られた経験ありませんか?(^^;
自動返信って地味な機能ですが、設定しておくだけでトラブルが何件も未然に防げるので、テンプレを持っておくとほんとに便利なんですよね。
不在通知で必ず入れたいのは下記の3点。
- 不在期間(◯月◯日まで)
- 緊急時の連絡先(代理担当者または共通アドレス)
- 戻ったらいつ対応するか
特に「戻ってから順次対応します」と書いておくと、相手も期待値が調整できて安心です。
下記テンプレを、休暇種別ごとに使い分けてみてください!
1. 夏季休暇の自動返信
用途: お盆休みなど短期の休暇を取るとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休暇とさせていただいております。
・休暇期間: ◯月◯日(◯)〜 ◯月◯日(◯)
・営業再開: ◯月◯日(◯)より
休暇期間中にいただいたメールにつきましては、
営業再開後、順次対応いたします。
お急ぎのご用件は、下記の代理担当までご連絡ください。
・代理担当: △△(mailto:[email protected])
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
**「営業再開後、順次対応」**と書くのが鉄則。
「いつまでに返信」と確約するとプレッシャーになるので、「順次」と書いておくのが大人の対応です(^^b
2. 年末年始休暇の自動返信
用途: 12月末〜1月初頭の長期休暇のとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
下記の期間を年末年始休業とさせていただいております。
・休業期間: ◯月◯日(◯)〜 ◯月◯日(◯)
・営業再開: ◯月◯日(◯)9時より
休業期間中にいただいたメールにつきましては、
営業再開後、順次対応いたします。
お急ぎの場合は、下記までご連絡ください。
・代理担当: △△(mailto:[email protected])
皆様にとって、より良い一年の締めくくり、
そして新たな一年の始まりとなりますようお祈り申し上げます。
本年もありがとうございました。
来年もよろしくお願いいたします。
年末年始は **「一年のお礼」**を一文添えると印象アップ。
自動返信でも気遣いが伝わるので、季節に合わせたメッセージを足しておくのがおすすめです(^^!
3. 出張・外出の自動返信
用途: 数日間の出張で連絡が取りにくいとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
◯月◯日(◯)から◯月◯日(◯)まで出張のため、
メールの確認・返信が遅れる見込みです。
・通常対応再開: ◯月◯日(◯)以降
・出張中の対応: 1日1回程度のチェック
お急ぎのご用件は、下記の代理担当までお願いいたします。
・代理担当: △△(mailto:[email protected])
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
出張中でもメールは見られる場合は「1日1回程度」と書いておくと、相手も状況を理解しやすいです。
完全に音信不通になると不安にさせちゃうので、頻度感は伝えておくと親切(^^b
4. 産休・育休の自動返信
用途: 長期の産休・育休に入るとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
◯月◯日付で産前休暇に入ります。
復帰は◯◯年◯月頃を予定しております。
お問い合わせやご依頼につきましては、
下記の後任担当までご連絡いただけますと幸いです。
・後任担当: △△(mailto:[email protected])
・部署共通: [email protected]
これまでお世話になりました皆様、ありがとうございました。
復帰の際には、改めてご連絡させていただきます。
産休・育休は **「後任担当」と「復帰予定」**を必ず明示します。
数ヶ月〜1年単位で不在になるので、相手側も心構えできるように情報を厚めに書くのが大事ですね(^^!
5. 病気療養中の自動返信
用途: 体調不良で長期休養に入るとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
現在、体調不良により療養しております。
復帰時期は未定のため、当面の間ご対応が難しい状況です。
お問い合わせやご依頼につきましては、
下記の代理担当までご連絡をお願いいたします。
・代理担当: △△(mailto:[email protected])
・部署共通: [email protected]
ご不便をおかけし、申し訳ございません。
病気療養は 詳細を書かず、代理担当だけ案内するのが基本です。
症状や具体的な期間は書かないようにして、相手に余計な心配をかけない配慮を(- -;
6. 退職時の自動返信
用途: 退職後しばらく自動返信を設定しておくとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××は◯月◯日をもちまして、
□□株式会社を退職いたしました。
これまでお世話になりました皆様、ありがとうございました。
今後のお問い合わせにつきましては、
下記の後任担当までお願いいたします。
・後任担当: △△(mailto:[email protected])
・部署共通: [email protected]
引き続き弊社をよろしくお願いいたします。
退職時の自動返信は **「いついなくなったか」「誰に連絡すべきか」**だけシンプルに書きます。
私的な連絡先まで載せるかどうかは会社や状況によりけりなので、シンプルに「後任担当」と「部署アドレス」だけにしておくのが無難ですね。
7. 会議中・終日不在の自動返信
用途: 終日会議や研修で対応できない日に設定するとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
本日は終日会議のため、メールの確認が遅れます。
・対応可能時間: 翌日◯月◯日(◯)9時以降
お急ぎの場合は、下記までご連絡をお願いいたします。
・代理担当: △△(mailto:[email protected])
よろしくお願いいたします。
終日不在系は 「いつ復帰するか」がすぐ分かるように冒頭近くに書くのがコツです。
長文だと読み飛ばされるので、簡潔にまとめましょう(^^b
8. 週末・休日の自動返信
用途: 営業日外にメールを受け取った相手へ自動返信するとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
弊社の営業時間は下記の通りとなっております。
・営業時間: 月〜金 9時〜18時
・休業日: 土・日・祝日
営業時間外にいただいたメールにつきましては、
翌営業日以降、順次対応させていただきます。
よろしくお願いいたします。
週末自動返信は **「営業時間と休業日」**を明示するだけでOK。
24時間対応してると思って待っている相手もいるので、明文化しておくと期待値調整になります(^^!
9. 研修・出向中の自動返信
用途: 研修や出向で部署から離れているとき
メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。
◯月◯日(◯)から◯月◯日(◯)まで、
◯◯研修のため通常業務を離れております。
期間中は研修優先のため、メール対応が遅れる見込みです。
お急ぎの場合は、下記の代理担当までご連絡をお願いいたします。
・代理担当: △△(mailto:[email protected])
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
研修中は **「研修優先」**と明示するのがポイント。
ぼかして書くと「なんで対応遅いの?」と疑問符が出るので、ちゃんと理由を書く方が結果的に印象が良いです(^^b
10. 海外出張・時差対応の自動返信
用途: 海外滞在で時差がある場合に設定するとき
Thank you for your email.
This is ×× from □□.
I am currently traveling overseas (◯◯) from ◯/◯ to ◯/◯.
Due to the time difference, response may be delayed.
For urgent matters, please contact:
・Substitute: △△(mailto:[email protected])
I will respond to your email upon my return.
---
メールをお送りいただきありがとうございます。
◯月◯日(◯)〜◯月◯日(◯)まで海外出張中のため、
時差の関係で返信が遅れる場合があります。
お急ぎの場合は、△△(mailto:[email protected])までご連絡ください。
帰国後、順次対応いたします。
海外向けは 英語と日本語の両方を入れておくのが親切です。
時差で「なんで返信ないの?」と思われがちなので、最初から状況を共有しておくと安心ですね(^^!