不在連絡・自動返信メールの例文10選 ― 休暇・出張・退職の不在通知テンプレ

夏季休暇・年末年始・出張・産休・退職時の自動返信メールテンプレを10パターン収録。コピペでGmail等にそのまま設定できます。

休暇前に自動返信を設定し忘れて、休み明けに「全然返事来なかったんですけど!」と怒られた経験ありませんか?(^^;

自動返信って地味な機能ですが、設定しておくだけでトラブルが何件も未然に防げるので、テンプレを持っておくとほんとに便利なんですよね。

不在通知で必ず入れたいのは下記の3点。

特に「戻ってから順次対応します」と書いておくと、相手も期待値が調整できて安心です。
下記テンプレを、休暇種別ごとに使い分けてみてください!

1. 夏季休暇の自動返信

用途: お盆休みなど短期の休暇を取るとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休暇とさせていただいております。

・休暇期間: ◯月◯日(◯)〜 ◯月◯日(◯)
・営業再開: ◯月◯日(◯)より

休暇期間中にいただいたメールにつきましては、
営業再開後、順次対応いたします。

お急ぎのご用件は、下記の代理担当までご連絡ください。

・代理担当: △△(mailto:[email protected])

ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

**「営業再開後、順次対応」**と書くのが鉄則。

「いつまでに返信」と確約するとプレッシャーになるので、「順次」と書いておくのが大人の対応です(^^b

2. 年末年始休暇の自動返信

用途: 12月末〜1月初頭の長期休暇のとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

下記の期間を年末年始休業とさせていただいております。

・休業期間: ◯月◯日(◯)〜 ◯月◯日(◯)
・営業再開: ◯月◯日(◯)9時より

休業期間中にいただいたメールにつきましては、
営業再開後、順次対応いたします。

お急ぎの場合は、下記までご連絡ください。

・代理担当: △△(mailto:[email protected])

皆様にとって、より良い一年の締めくくり、
そして新たな一年の始まりとなりますようお祈り申し上げます。

本年もありがとうございました。
来年もよろしくお願いいたします。

年末年始は **「一年のお礼」**を一文添えると印象アップ。

自動返信でも気遣いが伝わるので、季節に合わせたメッセージを足しておくのがおすすめです(^^!

3. 出張・外出の自動返信

用途: 数日間の出張で連絡が取りにくいとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

◯月◯日(◯)から◯月◯日(◯)まで出張のため、
メールの確認・返信が遅れる見込みです。

・通常対応再開: ◯月◯日(◯)以降
・出張中の対応: 1日1回程度のチェック

お急ぎのご用件は、下記の代理担当までお願いいたします。

・代理担当: △△(mailto:[email protected])

ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

出張中でもメールは見られる場合は「1日1回程度」と書いておくと、相手も状況を理解しやすいです。

完全に音信不通になると不安にさせちゃうので、頻度感は伝えておくと親切(^^b

4. 産休・育休の自動返信

用途: 長期の産休・育休に入るとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

◯月◯日付で産前休暇に入ります。
復帰は◯◯年◯月頃を予定しております。

お問い合わせやご依頼につきましては、
下記の後任担当までご連絡いただけますと幸いです。

・後任担当: △△(mailto:[email protected])
・部署共通: [email protected]

これまでお世話になりました皆様、ありがとうございました。
復帰の際には、改めてご連絡させていただきます。

産休・育休は **「後任担当」と「復帰予定」**を必ず明示します。

数ヶ月〜1年単位で不在になるので、相手側も心構えできるように情報を厚めに書くのが大事ですね(^^!

5. 病気療養中の自動返信

用途: 体調不良で長期休養に入るとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

現在、体調不良により療養しております。
復帰時期は未定のため、当面の間ご対応が難しい状況です。

お問い合わせやご依頼につきましては、
下記の代理担当までご連絡をお願いいたします。

・代理担当: △△(mailto:[email protected])
・部署共通: [email protected]

ご不便をおかけし、申し訳ございません。

病気療養は 詳細を書かず、代理担当だけ案内するのが基本です。

症状や具体的な期間は書かないようにして、相手に余計な心配をかけない配慮を(- -;

6. 退職時の自動返信

用途: 退職後しばらく自動返信を設定しておくとき

メールをお送りいただきありがとうございます。

××は◯月◯日をもちまして、
□□株式会社を退職いたしました。

これまでお世話になりました皆様、ありがとうございました。

今後のお問い合わせにつきましては、
下記の後任担当までお願いいたします。

・後任担当: △△(mailto:[email protected])
・部署共通: [email protected]

引き続き弊社をよろしくお願いいたします。

退職時の自動返信は **「いついなくなったか」「誰に連絡すべきか」**だけシンプルに書きます。

私的な連絡先まで載せるかどうかは会社や状況によりけりなので、シンプルに「後任担当」と「部署アドレス」だけにしておくのが無難ですね。

7. 会議中・終日不在の自動返信

用途: 終日会議や研修で対応できない日に設定するとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

本日は終日会議のため、メールの確認が遅れます。

・対応可能時間: 翌日◯月◯日(◯)9時以降

お急ぎの場合は、下記までご連絡をお願いいたします。

・代理担当: △△(mailto:[email protected])

よろしくお願いいたします。

終日不在系は 「いつ復帰するか」がすぐ分かるように冒頭近くに書くのがコツです。

長文だと読み飛ばされるので、簡潔にまとめましょう(^^b

8. 週末・休日の自動返信

用途: 営業日外にメールを受け取った相手へ自動返信するとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

弊社の営業時間は下記の通りとなっております。

・営業時間: 月〜金 9時〜18時
・休業日: 土・日・祝日

営業時間外にいただいたメールにつきましては、
翌営業日以降、順次対応させていただきます。

よろしくお願いいたします。

週末自動返信は **「営業時間と休業日」**を明示するだけでOK。

24時間対応してると思って待っている相手もいるので、明文化しておくと期待値調整になります(^^!

9. 研修・出向中の自動返信

用途: 研修や出向で部署から離れているとき

メールをお送りいただきありがとうございます。
××でございます。

◯月◯日(◯)から◯月◯日(◯)まで、
◯◯研修のため通常業務を離れております。

期間中は研修優先のため、メール対応が遅れる見込みです。
お急ぎの場合は、下記の代理担当までご連絡をお願いいたします。

・代理担当: △△(mailto:[email protected])

ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

研修中は **「研修優先」**と明示するのがポイント。

ぼかして書くと「なんで対応遅いの?」と疑問符が出るので、ちゃんと理由を書く方が結果的に印象が良いです(^^b

10. 海外出張・時差対応の自動返信

用途: 海外滞在で時差がある場合に設定するとき

Thank you for your email.
This is ×× from □□.

I am currently traveling overseas (◯◯) from ◯/◯ to ◯/◯.
Due to the time difference, response may be delayed.

For urgent matters, please contact:
・Substitute: △△(mailto:[email protected])

I will respond to your email upon my return.

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メールをお送りいただきありがとうございます。
◯月◯日(◯)〜◯月◯日(◯)まで海外出張中のため、
時差の関係で返信が遅れる場合があります。

お急ぎの場合は、△△(mailto:[email protected])までご連絡ください。
帰国後、順次対応いたします。

海外向けは 英語と日本語の両方を入れておくのが親切です。

時差で「なんで返信ないの?」と思われがちなので、最初から状況を共有しておくと安心ですね(^^!