アポイントメールの例文10選 ― 打ち合わせ・商談調整に使えるテンプレ
アポ取り・日程調整・リスケジュールなど、商談や打ち合わせの連絡で使えるテンプレを10パターン収録。コピペでスマートに送れます。
日程調整って、気づくと「来週どう？」「ここは無理」「じゃあこっち」のラリーが3往復…なんてことありませんか？（- -;
これを劇的に減らすコツが 最初から候補日を3つくらい提示すること。
たったこれだけでメール往復が半分になるので、地味に効果抜群です。
あと意外と忘れがちですが、下記もセットで書いておくと相手が判断しやすくなります。
- 目的（何の打ち合わせか）
- 所要時間（30分？1時間？）
- 形式（対面？オンライン？）
この3点があるだけで、相手の返信速度が体感倍くらい違います（^^b
1. 新規アポイント依頼
用途: 初めての取引先に打ち合わせのお願いをするとき
件名: お打ち合わせのお願い ― ◯◯について
△△株式会社
◯◯様
初めてご連絡いたします。
□□株式会社の××と申します。
この度は◯◯（自社サービス／案件）の件で
ぜひ一度お打ち合わせのお時間を頂戴したく、
ご連絡いたしました。
所要時間は30分ほど、形式はオンライン（Google Meet）を想定しております。
下記の候補日からご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
何卒よろしくお願いいたします。
初回アポは 「目的＋所要時間＋候補3つ」 がそろっていれば必要十分。
自己紹介は別途資料を添付する形にしておくと、本文が長くなりすぎないですね！
2. 日程確定のご連絡
用途: 候補日の中から相手が日時を選んでくれた後の確定連絡
件名: ◯月◯日 お打ち合わせ確定のご連絡
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
日程ご調整いただき、ありがとうございます。
それでは下記の通り、お打ち合わせを承りました。
・日時: ◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・場所: ◯◯（オンラインの場合はURL）
・参加者: 弊社◯名／貴社◯名予定
・議題: ◯◯◯◯
事前にお送りした方が良い資料等ありましたら、
お申し付けください。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
確定連絡は 「日時・場所・参加者・議題」を4点セットにすると、当日のオンライン入室がスムーズになります。
議題を書いておくと、相手も事前準備しやすくなって会議の質が上がるんですよね（^^b
3. リスケジュールのお願い
用途: 確定済みの打ち合わせを別日に変えたいとき
件名: ◯月◯日 お打ち合わせの日程変更のお願い
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日に予定しておりました打ち合わせにつきまして、
弊社都合により恐縮ですが、
日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。
お手数をおかけし誠に申し訳ございません。
下記の候補日から、ご都合のよろしい日時を
お知らせいただけますと幸いです。
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
何卒よろしくお願いいたします。
リスケは 「謝罪→代替候補3つ」までセットで送るのが定番です。
候補なしで「変更したい」だけ送ると、結局やりとりが何往復にもなって申し訳ない感じになるので…（- -;
4. オンライン会議のご案内
用途: 確定したオンライン会議のURLとアジェンダを共有するとき
件名: ◯月◯日 オンライン会議のご案内
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日のオンライン会議について、
下記の通りご案内いたします。
・日時: ◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・URL: https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx
・アジェンダ:
1. 前回振り返り
2. ◯◯について
3. 今後のスケジュール確認
・所要時間: 約60分
お時間になりましたら、上記URLよりご入室ください。
接続トラブル等ございましたら、お電話にてご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
アジェンダを番号付きで書くと、参加者が会議の流れを把握しやすくなります。
地味な工夫ですが、これがあるだけで会議の生産性が体感倍くらいになる気がします（^^!
5. アポイントのキャンセル
用途: やむを得ない事情で打ち合わせをキャンセルするとき
件名: ◯月◯日 お打ち合わせの中止のご連絡
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日に予定しておりました打ち合わせにつきまして、
弊社の事情により、誠に勝手ながら中止させていただきたく、
ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
改めて日程の調整をさせていただきたく存じますので、
よろしければ来週以降のご都合をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
キャンセルは 必ず再調整の意思表示を添えるのが基本。
ただ「中止します」だと「もう関係終了？」と捉えられかねないので、フォロー文は必須です（- -;
6. 候補日返事の催促
用途: アポ取りで候補日を送ったが、相手から日時の返事が来ないとき
件名: 【再送】お打ち合わせの件 ― ◯◯について
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
先日◯月◯日にお送りいたしました
お打ち合わせのご相談につきまして、ご確認状況いかがでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、もし候補日のご都合が合わない場合は
別途候補をいただければ調整させていただきます。
改めまして、よろしくお願いいたします。
日程調整の催促に特化したパターンです。件名に【再送】＋候補日変更OKを添えると角が立ちません。
商談後の見積もり・提案そのものへの催促は別記事「フォローアップメールの例文10選」にまとめてあるので、シーンで使い分けてみてください（^^b
7. 遅刻のご連絡
用途: 当日の打ち合わせに遅れそうなとき
件名: 本日◯時のお打ち合わせの件
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。□□の××です。
本日◯時から予定しております打ち合わせにつきまして、
電車遅延の影響で、◯時◯分ごろ到着の見込みです。
誠に申し訳ございません。
お時間が押すようでしたら、
開始時間を◯時◯分からに繰り下げていただくか、
別途調整いただいても構いません。
ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
遅刻連絡は **「到着見込み時刻」と「相手側の選択肢」**を添えるのがマナー。
電話の方が早ければ電話で、移動中ならメール、と状況で使い分けるとよりベターです（^^!
8. 打ち合わせ時間の延長相談
用途: 議題が多く、予定時間を延長したいとき
件名: ◯月◯日 お打ち合わせの所要時間について
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日のお打ち合わせにつきまして、
議題が想定よりも増えそうな見込みのため、
当初60分の予定を、90分に延長させていただけませんでしょうか。
ご都合が難しい場合は、当初通り60分で進め、
残りの内容は別途お時間をいただく形でも構いません。
お手数をおかけしますが、ご検討よろしくお願いいたします。
**「ダメなら別日でフォロー」**の選択肢を添えるのが大人の対応です。
強引に延長を押し付けると次から警戒されるので、相手のスケジュールも尊重するスタンスで（^^;
9. 場所変更のお願い
用途: 確定済みの打ち合わせの場所を変更したいとき
件名: ◯月◯日 お打ち合わせ場所変更のご相談
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日に予定しておりますお打ち合わせの場所について、
下記の通り変更させていただきたく、ご相談いたします。
・変更前: ◯◯◯◯（住所）
・変更後: △△△△（住所）
・変更理由: 急遽◯◯（簡単な理由）のため
ご足労いただく場所が変わってしまい、誠に恐縮です。
ご都合が難しいようでしたら、当初の場所のまま開催いたしますので、
お知らせください。
場所変更は **「変更前後をはっきり並記」＋「相手側の決定権を残す」**のがポイント。
ギリギリの変更だと迷惑がかかるので、できれば2-3日前までには連絡したいところですね（- -;
10. 参加者変更のご連絡
用途: 打ち合わせの参加者を急遽変更するとき
件名: ◯月◯日 お打ち合わせの参加者変更のご連絡
△△様
お世話になっております。□□の××です。
◯月◯日に予定しておりますお打ち合わせの参加者について、
下記の通り変更させていただきますので、ご連絡いたします。
・予定: ××（私）、▲▲
・変更後: ××（私）、◇◇
▲▲が急遽参加できなくなったため、
代わりに◇◇が同席いたします。
◇◇は◯◯（簡単な紹介）を担当しております。
予定通り◯月◯日◯時より、よろしくお願いいたします。
代理参加者は **「誰が」「何の担当か」**を一言添えるとスムーズに会話に入れます。
「知らない人が来た」状態だと、最初の自己紹介で時間を食うので…サクッと事前共有が吉です（^^b